Voici comment être efficace au travail en 6 étapes

1 / Déconnectez-vous

Dans votre travail, ne permettez pas aux autres de vous déranger. Sous aucun prétexte. Soyez intransigeant. Mettez en veille tous les outils qui pourraient vous déranger pendant l’accomplissement de votre tâche.

Déconnectez-vous de Skype, Messenger etc. Éteignez votre portable ou mettez-le sur silencieux. Fermez votre boîte de réception. Déconnectez-vous pendant un moment de vos mails. Permettez-leur d’attendre dans votre boîte aux lettres.

Concentrez-vous sur votre tâche. Sur rien d’autre. Continuez la tâche jusqu’à sa fin. Ne passez pas à autre chose tant qu’elle n’est pas finie. Si la tâche vous prend plus de 2 heures, accordez-vous tout de même une pause. Sinon, continuez.

Je sais que ceci n’est pas facile au début. La tentation est grande de vouloir faire plusieurs choses à la fois et rester connecté. Faites-vous violence. Essayez au moins. Vous constaterez par vous-même la différence d’efficacité.

2 / Faites une SEULE chose à la fois

Ne cherchez pas à VOULOIR faire plusieurs choses à la fois sous prétexte de POUVOIR aller plus vite. C’est une illusion.

Faites la liste des tâches à faire. Classez-les, hiérarchisez. Établissez un ordre de priorité. Faites une SEULE chose à la fois. Ne vous éparpillez-pas.

C’est ce que je m’évertuais à répéter à mes anciens clients. Vouloir faire plein de choses d’un coup est le meilleur moyen de ne rien faire. Partir dans tous les sens ne permet pas d’obtenir les résultats attendus.

Chaque chose en son temps. Une chose à la fois. Allez-y étape par étape. Quitte à « découper » la tâche.

Psychologiquement, réaliser plusieurs « petites » tâches à la suite passe mieux que de devoir réaliser une « grosse » tâche d’un coup. La raison en est simple. Vous visualisez beaucoup plus facilement le résultat. Cela n’en sera que plus efficace.

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3 / Fixez-vous moins d’objectifs

Ne pensez pas aux détails, concentrez-vous sur l’essentiel. Vos objectifs doivent être des lignes directrices. Ils doivent servir à vous guider. Les détails viendront tous seuls au moment de la création.

Commencez par vous fixer 3 objectifs à atteindre. Pas plus. 3 objectifs par jour, par mois et par an. Ne vous projetez pas au-delà d’un an, même pour un « gros » projet. Cela ne sert à rien. La seule chose que vous allez gagner, c’est le risque de vous « saturer » l’esprit inutilement.

Est-ce que vous savez vraiment ce que vous allez faire dans 1 an ? Où vous en serez exactement ? Non. Tant de potentialités existent.

Pour la création du site bychouchouetloulou.com et la rédaction de la méthode pour réussir sa vie, je me suis par exemple fixé 7 objectifs principaux. Pas plus. J’ai ensuite défini des sous-objectifs.

Je parle ici de tâches importantes, celles que l’on cherche à éviter par paresse. Dans mon ancien travail, je m’étais fixé un matin d’accomplir 2 tâches importantes. Pas plus.

La rédaction d’un contrat et me mettre à jour dans mes mails.

Première tâche réalisée en 1h30. Pause. Deuxième tâche réalisée en 1h. C’est bon. Mes objectifs principaux pour la matinée étaient atteints.

Permettez-vous de vous fixer moins d’objectifs. Votre esprit sera plus détendu et donc plus productif, plus créatif. Plus efficace.

4 / Concentrez-vous sur les tâches importantes

La plupart des tâches que nous réalisons sont secondaires, elles ne demandent pas un effort de concentration important. C’est d’ailleurs pour cette raison que nous aimons être occupés. Occuper notre esprit nous évite de réfléchir.

Les tâches importantes à réaliser nécessitent, elles, un certain niveau de concentration. Ce sont ces tâches qui font réellement avancer vos projets.

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Si vous vous fixer d’accomplir 1 ou 2 tâches le matin et 2 ou 3 l’après-midi, c’est très bien. Vous pouvez ensuite vous « reposer » le cerveau en vous connectant de nouveau aux messageries instantanées, boites aux lettres etc.

Vous devez être immergé dans la réalisation de votre tâche. Souvenez-vous. Etre VRAIMENT concentré sur une tâche permet de vivre le moment présent. Autrement dit, de perdre toute notion du temps. Cela suppose bien entendu que la tâche en question vous intéresse un minimum.

5 / Regroupez les tâches par lots

Voici ce qu’il ne faut pas faire. Traiter 1 ou 2 mails puis passer 1 ou 2 coups de téléphone puis commencez le traitement d’un devis puis traiter 1 ou 2 mails puis recommencez le traitement du devis puis traitez 1 coup de téléphone puis rédiger un document etc.

Regroupez les tâches par lot si possible. Si vous avez 100 mails, traitez-les d’un coup.

Vous serez beaucoup plus efficace à passer plus de temps d’un coup sur le traitement de vos mails que d’allouer une partie de votre temps plus régulièrement. Pourquoi ?

Parce que passer d’une tâche à l’autre demande au cerveau un effort de concentration. Se replonger dans la même tâche après en avoir « traité » une autre nécessite à votre cerveau de se souvenir du contexte. Vous perdez ainsi du temps inutilement.

Une fois les mails traités, passez à la rédaction du document. Une fois le document rédigé, et seulement à ce moment-là, passez au traitement du devis etc.

6 / Le management par l’absence

Un collègue ou un membre de votre équipe cherche à vous empêcher de finaliser vos tâches ? Apprenez à leur dire « non » ! Apprenez à ne plus être disponible.

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Le mot « urgence » aujourd’hui est un concept bien souvent erroné. Croire que tout est urgent est une illusion. En réalité, l’urgence est très rare.

Un client qui vous prend plus de temps qu’il ne vous en rapporte ? Ne soyez plus disponible pour lui.

Un collègue vous demande à la dernière minute de faire un truc en « urgence » ? Tant pis pour lui, c’est son problème. Pas le vôtre. Il avait qu’à s’organiser avant.

C’est égoïste ? Oui, sûrement. Dans ce cas, apprenez à être égoïste. Vous avez envie de l’aider ? C’est tout à fait honorable de votre part. Ne dites pas cependant après que vous n’avez pas le temps. Si vous le faites, faites-le en conscience.

Faites savoir à ceux qui vous entoure que votre temps est précieux. Si vous le dites poliment, ils comprendront et vous apprécieront davantage. La prochaine fois, ils y réfléchiront à deux fois avant de vous demander quelque chose.

Vous pouvez très bien formulez une réponse du genre :

« Bonjour,

ayant actuellement beaucoup de travail, je ne vérifie mes mails que deux fois par jour. Ceci par souci d’efficacité.

En cas d’urgence (et en cas d’urgence seulement), vous pouvez me joindre au XXX. Merci de votre compréhension.

Cordialement,»

N’oubliez-pas : votre temps est le bien le plus précieux, économisons-le.

Comments ( 2 )

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    Très bon article !
    Au travail j’utilise une iPad, surtout en réunion, c’est hyper productif je trouve surtout avec l’utilisation d’une application qui se nomme Beesy. Si vous voulez gagner du temps au travail je trouve que c’est la meilleure solution!
    Lottie

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    Merci Lottie, je ne connaissais pas Beesy, l’application a l’air d’être pratique en effet !

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